L’indagine Assonime è stata condotta sulle società emittenti titoli quotati sul mercato regolamentato di Borsa Italiana.
Il 98% delle società del campione ha adottato il modello di organizzazione, gestione e controllo previsto dal decreto 231/2001 e ha provveduto alla nomina dell’Organismo di vigilanza,
L’indagine si concentra su cinque profili relativi alla figura dell’Organismo di vigilanza: (i) nomina e composizione; (ii) requisiti, revoca, ineleggibilità e decadenza (iii) compiti e funzioni; (iv) rapporto tra gli OdV nei gruppi d’impresa; (v) whistleblowing.
1.Nomina e composizione dell’Organismo
L’analisi dei dati rileva che la nomina dell’OdV e la scelta della sua composizione configurano un atto organizzativo rimesso alla discrezionalità del consiglio di amministrazione. Quasi sempre la nomina è, infatti, attribuita all’organo di gestione. Solo in due casi essa è stata rimessa alla competenza assembleare. In questi casi, peraltro, l’OdV coincide con il collegio sindacale e la scelta della riserva assembleare è funzionale a garantire il massimo grado di autonomia dell’organismo dall’organo dirigente.
Il controllo sul modello 231 è affidato a un OdV a composizione prevalentemente collegiale; con un numero di tre membri; sia interni sia esterni, tra cui un responsabile di funzione aziendale; con un presidente nominato prevalentemente tra gli esterni. Poche società hanno optato per l’attribuzione della funzione dell’OdV al collegio sindacale.
2.Requisiti, revoca, ineleggibilità e decadenza
Le società assicurano che l’OdV soddisfi i requisiti necessari per lo svolgimento dell’incarico – individuati dalla giurisprudenza e dalle linee guida di categoria in autonomia, indipendenza, professionalità, continuità d’azione – oltre che con una ponderata composizione anche attraverso alcuni strumenti ricorrenti, tra cui in particolare: la previsione di specifiche cause di ineleggibilità e decadenza; l’adozione di un regolamento dell’OdV; la previsione di autonomia finanziaria attraverso la predisposizione di un budget; la predeterminazione delle ipotesi di giusta causa di revoca.
3.Compiti e funzioni
In linea con le indicazioni della giurisprudenza, le società del campione ritengono che l’attività dell’OdV debba essere effettiva e non cartolare. A tal fine la maggior parte delle società garantisce libero accesso alla documentazione rilevante ai fini 231 e attribuisce centrale rilevanza ai flussi informativi dall’OdV agli organi sociali e verso l’OdV dalle funzioni aziendali, in linea con le previsioni del Codice di Corporate Governance. Nella maggior parte dei casi, inoltre, l’OdV predispone un piano annuale di vigilanza nel quale sono pianificate interviste e ispezioni. L’attività dell’organismo è quasi sempre verbalizzata e tracciabile.
Una best practice rilevata dall’indagine è quella seguita da alcune società che adottano strumenti digitali a supporto dell’attività dell’OdV (software gestione dati e flussi, piattaforme). Questi sistemi favoriscono l’interazione tra soggetti deputati al controllo e un’informativa costantemente aggiornata, tracciabile e trasparente.
4.L’OdV nei gruppi d’impresa
Nelle società che fanno parte di un gruppo il coordinamento delle attività di controllo tra OdV del gruppo, organi e funzioni rimane una criticità. Sulla base delle informazioni disponibili, tuttavia emerge comunque dall’indagine un sufficiente livello di adeguamento nella prassi alle regole sull’ OdV, dal momento che sono quasi sempre istituiti organismi autonomi e non coincidenti con l’OdV della capogruppo.
È inoltre diffusa la prassi di adottare Linee Guida di gruppo e di prevedere scambi informativi e incontri periodici tra gli OdV delle società del gruppo. Non è chiaro, tuttavia, alle imprese quale debba essere il ruolo e il livello di coordinamento che la capogruppo dovrebbe operare per garantire un’efficiente attuazione della disciplina 231 nell’ambito del gruppo, senza incorrere in improprie risalite della responsabilità.
5.Whistleblowing
Molte società nell’attuare la normativa sul whistleblowing hanno affidato all’OdV il compito di gestire le segnalazioni che rientrano nel perimetro della normativa sul whistleblowing mediante un canale dedicato che garantisca la tutela al whistleblower.
Dall’indagine emerge, tuttavia, che molte società ritengono di essere compliant alla disciplina whistleblowing per il solo fatto di aver istituito un canale apposito per dare notizia di eventuali violazioni del modello organizzativo 231. I due ambiti andrebbero, invece, tenuti distinti posto che non tutte le segnalazioni che vengono effettuate all’OdV sono da considerare rilevanti ai fini del whistleblowing. Rappresenta una buona prassi quella adottata da alcune società che prevedono un diverso trattamento e distinguono i canali di segnalazione.